APRÈS LE FESTIVAL OFF AVIGNON
Programmateurs du Festival d'Avignon : trier et qualifier ses contacts
Après le Festival d'Avignon, une compagnie peut disposer de nombreux noms, cartes de visite, coordonnées professionnelles et souvenirs de rencontres.
Mais tous ces contacts n’ont pas la même valeur.
Un professionnel venu voir le spectacle, une personne rencontrée rapidement et un programmateur simplement accrédité ne doivent pas recevoir le même suivi.
Avant d’envoyer des dossiers ou des relances, il faut donc distinguer les situations, vérifier la compatibilité des structures et définir une prochaine action adaptée.
Comment exploiter ses contacts après le Festival Off ?
Commencez par séparer les contacts selon la relation réellement établie pendant le Festival.
Vous devez notamment distinguer :
les professionnels venus voir le spectacle ;
les professionnels rencontrés ;
les personnes ayant demandé un dossier ou une captation ;
les autres professionnels accrédités ;
les contacts provenant d’une autre source.
Cette distinction est essentielle.
Une accréditation professionnelle indique qu’une personne a obtenu un statut professionnel auprès du Festival. Elle ne prouve pas qu’elle connaît votre spectacle, qu’elle l’a vu ou qu’elle souhaite le programmer.
La priorité ne doit donc pas être déterminée uniquement par la présence d’un nom dans un fichier.
Tous les programmateurs du Festival Off ne sont pas au même stade
Le professionnel a vu le spectacle
Il existe ici une interaction réelle avec l’œuvre.
Le suivi peut s’appuyer sur la représentation vue, mais il faut encore connaître son avis, son niveau d’intérêt et la compatibilité avec sa structure.
La venue ne garantit pas une programmation.
Le professionnel a été rencontré
Une rencontre permet de replacer le contact dans un contexte précis.
Elle peut avoir eu lieu à la sortie d’un spectacle, dans un espace professionnel ou lors d’un rendez-vous.
Notez ce qui a réellement été dit. Évitez de transformer une conversation cordiale en intérêt commercial certain.
Un document a été demandé
Une demande de dossier, de captation, de fiche technique ou d’informations complémentaires constitue une étape plus précise.
Elle doit conduire à un suivi identifiable : document envoyé, date d’envoi et prochaine action.
Le professionnel est accrédité, sans interaction connue
Il peut constituer un prospect potentiel, mais il doit d’abord être qualifié.
Vérifiez sa fonction, la structure qu’il représente et la compatibilité de sa programmation avec votre spectacle avant de le contacter.
Le contact provient d’une autre source
Un même professionnel peut apparaître dans plusieurs fichiers, annuaires ou historiques.
Conservez la source utile, supprimez les doublons et évitez de créer plusieurs suivis concurrents pour la même personne.
Commencez par classer les contacts selon deux questions
Existe-t-il une interaction réelle ?
Par exemple :
le professionnel a vu le spectacle ;
vous l’avez rencontré ;
il a répondu à un message ;
il a demandé un document ;
il a proposé de reprendre contact.
Pour effectuer un premier tri, posez deux questions simples :
La structure semble-t-elle compatible ?
Examinez rapidement :
les spectacles programmés ;
le public accueilli ;
la jauge ;
le territoire ;
les contraintes techniques ;
la saison préparée.
Vous obtenez alors quatre situations.
Situation A : Interaction et compatibilité
Le contact mérite une attention prioritaire et une prochaine action claire.
Cette grille constitue un premier filtre. Le Kit Diffusion Autonome contient une matrice de scoring plus complète pour classer les prospects à partir de plusieurs critères sans confondre intérêt, compatibilité et simple présence dans un fichier.
Situation B : Interaction sans compatibilité évidente
Conservez l’historique, mais vérifiez s’il existe un autre spectacle ou une autre période plus pertinente.
Situation C : Compatibilité sans interaction
Le contact peut être travaillé, mais votre message ne doit pas laisser croire qu’une relation existe déjà.
Situation D : Ni interaction ni compatibilité
Il n’est probablement pas prioritaire pour ce spectacle.
Sécuriser les informations
Conservez vos fichiers d’origine, vos notes de rencontres et les informations permettant de comprendre la provenance de chaque contact.
Ne modifiez pas votre seule copie du fichier initial.
Trois priorités après le Festival Off
Qualifier avant de solliciter
Vérifiez la fonction du contact et la programmation de sa structure.
Une personne chargée d’un autre domaine culturel ou travaillant dans une structure incompatible ne doit pas être traitée comme un prospect prioritaire.
Transformer chaque échange en prochaine action
Un contact utile doit conduire à une décision :
envoyer un élément demandé ;
relancer à une période convenue ;
rechercher une information manquante ;
attendre une prochaine saison ;
écarter le prospect pour ce spectacle.
Ce principe évite que les rencontres du Festival restent dans un carnet sans suite concrète.
Exemple : trois contacts, trois suivis différents
Contact 1
La personne a vu le spectacle et demandé une captation complète.
La compagnie peut lui transmettre le lien en rappelant le contexte de la rencontre, puis prévoir un suivi adapté.
Une compagnie revient du Festival avec trois contacts professionnels.
Contact 2
La personne a été rencontrée, mais sa structure ne programme pas le genre du spectacle présenté.
Le contact peut être conservé, mais il n’est pas prioritaire pour cette proposition.
Contact 3
La personne apparaît dans un fichier professionnel, sans rencontre ni venue connue.
Avant tout message, la compagnie vérifie sa fonction, sa structure et la programmation récente du lieu.
Conclusion
Les trois contacts ne doivent pas être placés dans la même séquence de relance.
Ce n’est pas le nombre de noms collectés qui détermine la qualité du suivi, mais la capacité à comprendre le contexte de chaque relation.
Cinq erreurs fréquentes après le Festival Off
Considérer tous les accrédités comme intéressés
Une accréditation ne prouve ni une venue au spectacle ni un intérêt artistique.
Envoyer immédiatement un mailing général
Un fichier non vérifié peut contenir des doublons, des fonctions hors cible, des coordonnées anciennes ou des personnes qui ne correspondent pas au spectacle.
Oublier les rencontres réelles
Les personnes rencontrées ou venues au spectacle peuvent se retrouver noyées au milieu d’une liste beaucoup plus large.
Ne pas conserver la source
Quelques mois plus tard, il devient difficile de savoir pourquoi la personne figure dans le fichier et dans quelles conditions elle peut être recontactée.
Confondre intérêt et programmation
Une demande de dossier, de captation ou de devis représente une avancée. Elle ne constitue pas encore une date confirmée.
Peut-on contacter librement tous les professionnels accrédités ?
Non, pas automatiquement.
L’utilisation de coordonnées professionnelles dépend notamment :
des conditions applicables à l’édition concernée ;
de l’origine exacte des données ;
des autorisations associées ;
de la fonction professionnelle du destinataire ;
de la pertinence du message ;
de l’information fournie à la personne ;
du respect de son droit d’opposition.
Une donnée techniquement accessible n’est pas nécessairement utilisable pour n’importe quelle campagne ou transmissible à une autre structure.
Le kit ne contient donc aucune liste de programmateurs et ne redistribue aucun fichier provenant du Festival Off.
Il fournit les outils nécessaires pour organiser et qualifier les contacts auxquels votre propre structure peut légitimement accéder.
Mention de prudence
Les conditions du Festival et les règles relatives aux données peuvent évoluer. Vérifiez les documents officiels correspondant à l’édition concernée avant toute utilisation.
Votre fichier après le Festival est-il exploitable ?
Pouvez-vous distinguer les professionnels venus au spectacle des autres contacts ?
Savez-vous quelles personnes ont demandé un document ?
La structure et la fonction de chaque contact sont-elles vérifiées ?
Pouvez-vous retrouver la source de chaque coordonnée ?
Les doublons sont-ils identifiés ?
Chaque contact prioritaire possède-t-il une prochaine action ?
Répondez à ces questions :
Plusieurs réponses négatives indiquent qu’une phase de nettoyage et de qualification reste nécessaire avant d’élargir la prospection.
Ce diagnostic n’évalue pas le potentiel artistique du spectacle et ne prédit pas les décisions des programmateurs.
Transformez vos contacts du Festival en système de suivi
Il comprend notamment :
une méthode de sauvegarde et de nettoyage ;
une procédure d’import par petits lots dans le CRM ;
une procédure de dédoublonnage ;
un classement des différentes sources ;
une matrice de scoring ;
un CRM au format .xlsx à importer dans Google Sheets ;
des modèles de messages adaptés aux différentes situations ;
un calendrier de suivi après le Festival ;
une gestion des oppositions ;
un plan de reprise de la prospection.
Le kit aide à organiser la prospection. Il ne garantit aucune réponse ni date de programmation.
Prix : 49 €
TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Produit numérique à télécharger après paiement.
Le Kit Diffusion Autonome contient un parcours spécifique pour organiser le travail réalisé pendant et après le Festival Off.
Ces outils permettent de passer d’une liste de contacts à un système dans lequel chaque relation possède un contexte, un niveau de priorité et une prochaine action.
Poursuivre la préparation de votre diffusion
Diffuser son spectacle
Découvrez les bases du ciblage, de la prise de contact et du suivi.
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Centralisez vos structures, vos contacts et vos prochaines actions.
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Accédez au guide, au CRM, aux modèles et au parcours spécifique consacré à l’après-Festival Off.
Questions fréquentes sur les programmateurs du Festival Off Avignon
Un programmateur accrédité est-il intéressé par mon spectacle ?
Pas nécessairement.
L’accréditation indique un statut professionnel dans le cadre du Festival. Elle ne prouve pas que la personne connaît votre spectacle, qu’elle l’a vu ou qu’elle souhaite le programmer.
Faut-il contacter tous les professionnels du fichier ?
Non.
Commencez par vérifier leur fonction, leur structure, leur programmation et les conditions d’utilisation des coordonnées.
Une venue au spectacle signifie-t-elle que le programmateur est intéressé ?
Elle constitue une interaction plus forte qu’une simple présence dans un fichier, mais elle ne permet pas de conclure automatiquement à un intérêt ou à une intention de programmation.
Que faire lorsqu’un programmateur demande une captation ?
Transmettez un lien fonctionnel en rappelant le contexte, puis conservez la date d’envoi et la prochaine action prévue.
La méthode détaillée et les modèles de suivi sont inclus dans le kit.
Le kit contient-il le fichier des programmateurs du Festival Off ?
Non.
Le kit ne vend, ne transmet et ne redistribue aucune base de contacts. Il vous aide à exploiter les données auxquelles votre propre structure a légitimement accès.
Combien de temps après le Festival faut-il relancer ?
Le moment dépend de la relation établie, de la demande formulée et du calendrier de programmation du lieu.
Une personne ayant demandé un document ne doit pas être traitée comme un contact sans interaction.
Ressources à vérifier avant toute campagne
Consultez en priorité :
les conditions officielles des accréditations professionnelles du Festival Off pour l’édition concernée ;
les informations officielles du Festival Off ;
les ressources de la CNIL sur la prospection professionnelle ;
le règlement général sur la protection des données ;
les conditions de l’outil d’emailing éventuellement utilisé.
Conservez une copie datée des conditions correspondant à l’édition dont proviennent les données.
Ne laissez pas vos contacts du Festival se perdre dans un fichier
Le Kit Diffusion Autonome vous aide à nettoyer, qualifier et suivre vos contacts avec un CRM, une méthode de scoring et un parcours spécifique consacré à l’après-Festival Off.
Le kit ne garantit pas de programmation. Il vous aide à construire et utiliser un système de travail adapté à votre diffusion.
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