ORGANISATION DE LA PROSPECTION
CRM diffusion compagnie : organiser ses contacts et ses relances
Une compagnie peut disposer de nombreux contacts professionnels tout en perdant le fil de sa prospection.
Les coordonnées sont enregistrées dans un tableur, les échanges restent dans la boîte email, les relances sont notées dans un agenda et les informations recueillies par téléphone restent parfois dans un carnet.
Un CRM de diffusion permet de réunir ces éléments dans un même système.
Son objectif n’est pas seulement de stocker des contacts. Il doit vous aider à comprendre ce qui s’est passé, à déterminer la prochaine action et à savoir quand la réaliser.
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Qu’est-ce qu’un CRM de diffusion pour une compagnie ?
Un CRM de diffusion est un outil permettant de centraliser les structures, les interlocuteurs, les échanges et les opportunités liés à la prospection d’un spectacle.
Il doit permettre de répondre rapidement à quatre questions :
quelle structure avons-nous identifiée ?
avec quelle personne avons-nous échangé ?
quel est le résultat du dernier contact ?
quelle est la prochaine action à réaliser ?
Un CRM ne remplace pas la relation avec les programmateurs.
Il évite que cette relation dépende uniquement de la mémoire d’une personne, d’une boîte email ou de plusieurs fichiers difficiles à rapprocher.
Il permet notamment de distinguer :
une structure jamais contactée ;
un premier message envoyé ;
une demande de dossier ;
une captation transmise ;
une relance à prévoir ;
un devis demandé ;
une option évoquée ;
une proposition refusée ;
une programmation confirmée.
Deux compagnies peuvent posséder la même liste de lieux.
Celle qui conserve le contexte des échanges, les dates et les prochaines actions dispose d’un outil beaucoup plus exploitable.
Le nombre de contacts ne mesure donc pas la qualité du fichier.
Quelle différence entre un fichier de contacts et un CRM ?
Un fichier de contacts contient principalement des noms, des coordonnées et quelques informations sur les structures.
Un CRM ajoute une logique de suivi.
À quoi doit servir un CRM de diffusion ?
Centraliser les informations
Le CRM doit réunir les données nécessaires au travail de diffusion sans obliger à rechercher chaque élément dans un outil différent.
Il peut notamment relier :
une structure ;
un interlocuteur ;
un spectacle ;
un échange ;
une prochaine action.
Il ne doit pas devenir un espace où sont accumulées des informations inutiles ou des commentaires personnels sans rapport avec la prospection.
Conserver l’historique
Lorsque vous reprenez un contact plusieurs mois après un premier échange, vous devez pouvoir retrouver rapidement le contexte.
Par exemple :
pourquoi ce lieu avait-il été sélectionné ?
quel document avait été envoyé ?
une réponse avait-elle été reçue ?
une période de rappel avait-elle été indiquée ?
une objection avait-elle été formulée ?
Cet historique doit rester factuel.
Une hypothèse sur le budget, l’intérêt ou la décision future du lieu ne doit pas être enregistrée comme une information certaine.
Organiser les prochaines actions
Après chaque échange, le CRM doit conduire à une décision.
La prochaine action peut consister à :
envoyer un document demandé ;
rappeler à une date convenue ;
vérifier une information ;
préparer un devis ;
transmettre des disponibilités ;
attendre l’ouverture d’une prochaine saison ;
clôturer le suivi pour ce spectacle.
Un contact sans prochaine action risque de rester indéfiniment dans le fichier sans être réellement travaillé.
Voir les priorités
Le CRM doit vous aider à identifier les actions utiles aujourd’hui ou cette semaine.
Il ne s’agit pas uniquement de classer les lieux selon leur prestige ou leur taille.
Une petite structure ayant demandé une captation peut être plus prioritaire qu’un lieu connu avec lequel aucun échange n’a commencé.
Le Kit Diffusion Autonome comprend une méthode de qualification et de scoring plus complète pour hiérarchiser ces situations.
Les cinq informations à noter après un échange
Le contexte
Pourquoi avez-vous contacté cette personne ou pourquoi vous a-t-elle répondu ?
Le résultat
Que s’est-il réellement passé ?
Évitez les formulations vagues comme « semble intéressé » si aucune information précise ne permet de l’établir.
L’élément demandé
Un dossier, une captation, des disponibilités, un prix ou une information technique ont-ils été demandés ?
La prochaine action
Quelle action doit être réalisée et par qui ?
La date
Quand cette action doit-elle être effectuée ?
Pour commencer à améliorer votre suivi, notez ces cinq éléments après chaque email, appel ou rencontre.
Ces cinq informations constituent un premier niveau de suivi.
Le CRM du Kit Diffusion Autonome ajoute la structure complète, les listes contrôlées, les statuts, les filtres, les alertes et les vues nécessaires pour gérer un volume plus important.
Pourquoi faut-il distinguer la structure du contact ?
Un théâtre peut compter plusieurs interlocuteurs :
direction ;
programmation ;
administration ;
technique ;
communication ;
billetterie.
La personne chargée de la programmation peut également changer de poste ou quitter la structure.
Si toutes les informations sont saisies dans une seule ligne, un changement de contact peut entraîner la perte de l’historique du lieu.
Il est donc utile de distinguer au minimum :
Une structure et une personne ne représentent pas la même information.
La structure
Le lieu, son activité, son territoire et les principales informations relativement stables.
Le contact
La personne, sa fonction et ses coordonnées professionnelles.
L’action
L’email, l’appel, la rencontre, l’envoi d’un document ou la relance.
L’opportunité
Une situation dans laquelle un intérêt concret commence à apparaître : demande de captation, rendez-vous, devis, option ou discussion sur les conditions d’accueil.
Exemple : une opportunité perdue faute de suivi
Une compagnie contacte un théâtre après avoir observé plusieurs spectacles compatibles dans sa programmation.
Le programmateur répond et demande une captation.
La compagnie transmet le lien, mais ne note ni la date d’envoi ni la période à laquelle reprendre contact.
Quelques semaines plus tard, elle ne sait plus :
si la captation a été regardée ;
qui devait effectuer la relance ;
si une autre personne a déjà repris contact ;
à quelle saison le spectacle était proposé.
Le message reste dans la boîte email et l’opportunité finit par être oubliée.
Avec un suivi organisé
La compagnie conserve :
le contexte de la demande ;
la date d’envoi ;
le spectacle concerné ;
la prochaine action ;
la date de relance.
Le CRM ne garantit pas une réponse favorable.
Il évite que la relation soit abandonnée uniquement parce que l’information s’est dispersée.
Pourquoi un statut ne suffit-il pas ?
Deux contacts classés « à relancer » peuvent nécessiter des actions très différentes :
vérifier la réception d’un dossier ;
rappeler au début d’une prochaine saison ;
envoyer une nouvelle date de représentation ;
préparer un devis ;
demander le nom du nouvel interlocuteur.
Le statut décrit la situation.
La prochaine action indique ce qui doit être exécuté.
Les deux informations sont complémentaires.
Un statut comme « contacté », « intéressé » ou « à relancer » donne une indication générale.
Mais il ne précise pas toujours ce qui doit être fait.
Le Kit Diffusion Autonome fournit un glossaire des statuts afin que les personnes travaillant sur la diffusion utilisent les mêmes définitions.
Votre suivi est-il suffisamment organisé ?
Pouvez-vous retrouver les contacts à relancer cette semaine ?
Savez-vous quel spectacle a été proposé à chaque structure ?
Pouvez-vous retrouver le dernier échange sans parcourir toute votre boîte email ?
Chaque contact prioritaire possède-t-il une prochaine action ?
Les dates de relance sont-elles enregistrées au même endroit ?
Les demandes de dossier, de captation et de devis sont-elles distinguées ?
Les refus et demandes d’opposition sont-ils conservés ?
Une autre personne autorisée pourrait-elle reprendre le suivi sans votre mémoire ?
Répondez à ces questions :
Plusieurs réponses négatives indiquent que votre fichier sert surtout de répertoire et pas encore de véritable CRM.
Six erreurs fréquentes dans un CRM de diffusion
Créer trop de colonnes dès le départ
Un fichier très complexe peut décourager la saisie quotidienne.
Commencez avec les fonctions réellement utiles, puis ajoutez les niveaux avancés lorsque le volume le justifie.
Mélanger les structures et les personnes
Cette organisation crée des doublons et complique les changements d’interlocuteurs.
Utiliser des statuts imprécis
« Intéressé » peut signifier qu’une personne a répondu, demandé un dossier, vu le spectacle ou seulement accepté de recevoir des informations.
Le statut doit correspondre à un fait identifiable.
Ne pas dater les relances
« Rappeler plus tard » ne constitue pas une prochaine action utilisable.
Créer plusieurs historiques concurrents
Une partie des informations dans le CRM, une autre dans l’agenda et une troisième dans un carnet rendent le suivi difficile à reprendre.
Ne jamais nettoyer le fichier
Les doublons, les coordonnées obsolètes, les structures hors cible et les actions dépassées finissent par masquer les priorités réelles.
La boîte email
Elle sert à envoyer, recevoir et retrouver les messages.
Elle ne donne pas toujours une vision claire de l’ensemble de la prospection.
Quel outil doit conserver quelle information ?
L’agenda ou les tâches
Ils servent à rappeler qu’une action doit être réalisée à une date donnée.
Ils ne doivent pas devenir le seul historique de la relation.
Le CRM
Il conserve le contexte, le résultat des échanges, la situation du prospect et la prochaine action.
Lorsque vous utilisez plusieurs outils, choisissez un registre principal.
Une information qui modifie le suivi doit être reportée dans ce registre afin d’éviter les contradictions.
Peut-on visualiser ses prospects sur une carte ?
Oui. Une carte peut être utile pour :
repérer les structures d’un territoire ;
identifier des lieux proches d’une date déjà prévue ;
préparer une campagne régionale ;
envisager une série de représentations ;
réduire certains déplacements.
Google My Maps peut recevoir un extrait préparé à partir du CRM.
Cependant, il ne faut pas présenter cette utilisation comme une synchronisation automatique permanente avec Google Sheets.
La mise à jour repose sur une importation ou une réimportation volontaire.
La carte doit rester secondaire : les coordonnées personnelles, les notes de relation et les oppositions restent dans le CRM et ne doivent pas être publiées.
La procédure d’importation est détaillée dans le Kit Diffusion Autonome. Le CRM contient une colonne permettant de sélectionner les structures cartographiables, et le guide indique les huit colonnes à copier dans un extrait avant l’importation dans Google My Maps.
Aucun fichier cartographique séparé n’est fourni. La création et la mise à jour de l’extrait restent volontaires.
Qui doit pouvoir accéder au CRM ?
des coordonnées professionnelles ;
l’origine des données ;
l’historique des échanges ;
des demandes de documents ;
des propositions financières ;
des oppositions à la prospection.
Un CRM de diffusion peut contenir :
Son accès doit donc être limité aux personnes qui travaillent réellement sur la diffusion.
Évitez :
le partage public ;
le lien ouvert à toute personne qui le possède ;
l’envoi de copies non contrôlées ;
la publication d’une carte contenant des données personnelles ;
la conservation de commentaires inutiles ou subjectifs.
Prévoyez également une sauvegarde et une règle claire concernant les personnes autorisées à modifier les informations.
Utilisez un CRM déjà construit pour la diffusion théâtrale
Il réunit notamment :
les structures ;
les contacts ;
les spectacles ;
les actions ;
les campagnes ;
les opportunités ;
les programmations ;
les oppositions ;
le scoring ;
le tableau de bord.
Le CRM aide à organiser et suivre la prospection. Il ne garantit aucune réponse, négociation ou programmation.
Prix : 49 €
TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Le Kit Diffusion Autonome comprend deux CRM au format .xlsx : un modèle vierge et un exemple entièrement fictif. Le mode d’emploi explique comment les importer dans votre propre Google Sheets et contrôler les listes, les formules et l’affichage des dates.
Vous pouvez commencer avec le parcours essentiel, sans utiliser immédiatement toutes les fonctions avancées.
Le kit contient également :
des listes déroulantes ;
des statuts prédéfinis ;
des filtres ;
des alertes ;
une méthode de scoring ;
un glossaire ;
un mode d’emploi ;
une procédure d’export vers Google My Maps ;
une routine de mise à jour ;
un calendrier de diffusion.
Relier le CRM aux autres étapes de la diffusion
Diffuser son spectacle
Comprenez comment le ciblage, la prise de contact et le suivi s’intègrent dans une même démarche.
Qualifier les contacts du Festival d'Avignon
Distinguez les professionnels venus au spectacle, rencontrés ou issus d’autres sources.
Calculer le prix de cession
Préparez une proposition avant d’enregistrer un devis ou une opportunité.
Découvrir le kit complet
Accédez au CRM, au guide, aux modèles, aux calculateurs et au calendrier.
Questions fréquentes sur le CRM de diffusion
Faut-il acheter un logiciel CRM ?
Non.
Un tableur correctement structuré peut suffire aux besoins d’une petite compagnie, à condition que les informations soient clairement organisées et régulièrement mises à jour.
Quelle différence entre un CRM et un fichier Excel ?
Un fichier Excel ou Google Sheets peut devenir un CRM s’il permet de suivre les relations, les actions, les statuts, les prochaines étapes et les résultats.
Le nom du logiciel compte moins que la structure du suivi.
Faut-il enregistrer tous les lieux trouvés ?
Pas nécessairement.
Vous pouvez conserver les structures à vérifier, mais les lieux manifestement incompatibles ne doivent pas masquer les prospects réellement utiles.
À quel moment faut-il créer une opportunité ?
Lorsqu’un intérêt concret apparaît : demande de dossier, captation, rendez-vous, devis, option ou discussion sur les conditions.
Un premier email envoyé ne constitue pas encore une opportunité commerciale.
Peut-on gérer plusieurs spectacles dans le même CRM ?
Oui, à condition de pouvoir distinguer clairement le spectacle concerné par chaque action, contact ou opportunité.
Google My Maps se met-il à jour automatiquement ?
Non.
La carte est alimentée par une importation ou une réimportation volontaire d’un extrait du CRM. Les modifications du Google Sheet ne sont pas répercutées automatiquement en permanence.
Le CRM du Kit Diffusion Autonome est-il automatisé ?
Le parcours essentiel fonctionne sans automatisation complexe.
Les fonctions avancées doivent rester facultatives afin que le CRM demeure utilisable par une petite compagnie et puisse être repris facilement.
Le CRM garantit-il de meilleures réponses ?
Non.
Il améliore l’organisation, la continuité du suivi et la visibilité des prochaines actions. Il ne contrôle pas les décisions des programmateurs.
Ressources à consulter
Pour organiser et sécuriser votre fichier, consultez notamment :
la documentation officielle de Google Sheets ;
la documentation officielle de Google My Maps ;
les ressources de la CNIL ;
les conditions applicables aux sources de contacts utilisées ;
les règles internes de votre propre structure.
Les fonctionnalités des outils peuvent évoluer. Vérifiez la documentation en vigueur avant de mettre en place une fonction avancée ou une automatisation.
Transformez votre fichier de contacts en système de suivi
Le Kit Diffusion Autonome vous fournit un CRM au format .xlsx, conçu pour être importé dans votre propre Google Sheets. Il est accompagné d’un exemple fictif cohérent, d’un scoring sur 20 points, d’un tableau de bord et d’une méthode de mise à jour.
Le kit ne garantit pas de programmation. Il vous aide à construire et utiliser un système de travail adapté à votre diffusion.
Le kit contient également :
un scoring sur 20 points et son barème ;
un tableau de bord ;
une méthode de mise à jour ;
une procédure de sauvegarde hebdomadaire ;
une procédure d’export vers Google My Maps ;
une procédure d’import des contacts par petits lots.
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