Organisez la diffusion de votre spectacle, étape par étape

Diffuser un spectacle ne consiste pas seulement à envoyer des emails

Une compagnie peut disposer d’un spectacle abouti, de contacts professionnels et de bons supports de communication sans parvenir à organiser durablement sa prospection.

Les informations sont souvent dispersées entre plusieurs fichiers, les emails, les notes personnelles et les souvenirs des échanges.

Il devient alors difficile de savoir :

• par quels lieux commencer lorsque vous ne disposez pas encore d'un fichier de prospection ;

• quels lieux sont réellement compatibles avec le spectacle ;

• quelle personne contacter ;

• quand effectuer une relance ;

• quels documents ont déjà été envoyés ;

• quelles propositions méritent une priorité ;

• comment calculer un prix adapté à une date ou à une tournée.

Le problème n’est pas toujours le manque de contacts. Il vient souvent de l’absence d’un système simple pour les qualifier, les suivre et décider de la prochaine action.

Vérifiez leur programmation, leur public, leur jauge, leur territoire et leurs contraintes avant de décider lesquelles méritent d'entrer dans votre prospection.

Préparez un spectacle réellement diffusable

Le Kit Diffusion Autonome vous aide à relier toutes les étapes de votre prospection dans un même parcours.

Chaque contact peut ainsi être associé à une source, un niveau de priorité, un historique et une prochaine action datée.

Réunissez les informations artistiques, techniques et économiques nécessaires avant de contacter un lieu : présentation du spectacle, conditions d’accueil, éléments vidéo, coût de la représentation et documents professionnels.

Identifiez les structures compatibles

Choisissez le bon message et le bon moment

Enregistrez les réponses, les refus, les documents envoyés, les relances et les opportunités dans un CRM conçu pour la diffusion du spectacle vivant.

Conservez une prochaine action claire

Utilisez des modèles d’emails, des scripts téléphoniques et des séquences de suivi adaptés au contexte : premier contact, rencontre professionnelle, demande de dossier, captation, devis ou option.

Partez d'une base de lieux

Utilisez la base de lieux d'accueil fournie avec le kit comme point de départ pour identifier des structures à examiner.

Découvrir le fichier de lieux →

Ce que contient le Kit Diffusion Autonome

Le kit ne se limite pas à un guide à lire. Il associe un guide pratique de 203 pages, six fichiers XLSX, cinq outils de travail et une base de lieux à vérifier et qualifier, ainsi que des modèles et ressources directement adaptables.

Comprendre et préparer

• Un guide pratique de 203 pages, organisé en 22 chapitres

• Un diagnostic de préparation du spectacle

• Une méthode pas à pas

• Une checklist d’installation du kit

• Un modèle Word et un modèle Canva de dossier de présentation

• Un exemple fictif corrigé et un exemple volontairement insuffisant commenté

• Un modèle Word complet de fiche technique

• Une checklist pour l’accueil en petite jauge

• Une matrice de négociabilité technique pour distinguer l’idéal, le minimum acceptable et l’impossible

Organiser vos contacts

• Un CRM vierge au format .xlsx, conçu pour être importé dans Google Sheets

• Un CRM d’exemple entièrement fictif

• Des onglets dédiés aux structures, contacts, spectacles, actions et opportunités

• Un scoring sur 20 points fondé sur huit critères vérifiables

• Des statuts, listes déroulantes, filtres et alertes

• Un suivi des prochaines actions et des relances échues

• Un tableau de bord

• Des champs consacrés à la source des coordonnées et aux oppositions

• Une procédure pour préparer un extrait du CRM et cartographier les structures dans Google My Maps

• Des repères pour utiliser Google Tasks comme outil de rappel

Prospecter et relancer

• Douze modèles d’emails adaptés aux différentes étapes du suivi

• Une grille de personnalisation et des exemples commentés

• Des repères pour préparer des campagnes dans Brevo

• Sept scripts téléphoniques, dont un premier appel ciblé et un message vocal

• Une matrice de douze objections avec la réponse, la limite à respecter et la suite à enregistrer dans le CRM

• Un calendrier de diffusion sur 18 mois

• Un chapitre et un parcours spécial après le Festival Off

• Une routine hebdomadaire

• Une méthode pour mesurer les résultats et améliorer les campagnes suivantes

Calculer et contractualiser

• Un calculateur de prix de cession au format .xlsx

• Des scénarios pour une à dix représentations

• Un simulateur de coréalisation au format .xlsx

• Des scénarios de remplissage et de séries de représentations

• Des exemples fictifs et des contrôles intégrés

• Des checklists avant négociation et avant signature

• Une trame pédagogique de contrat de cession

• Une méthode de lecture d’un contrat de cession

• Une méthode de lecture en trois passes d’un contrat de coréalisation

• Une matrice des clauses à adapter

• Des points de vigilance avant de signer

Repérer et cartographier des lieux

• Une base de départ de plus de 1 500 lieux d'accueil, principalement situés en France ;

• un fichier XLSX à trier et qualifier ;

• un fichier KML correspondant ;

• une notice d'utilisation ;

• un tutoriel illustré pour créer votre propre carte Google My Maps ;

• une méthode pour déterminer ensuite quels lieux méritent réellement une qualification et une prospection.

La présence d'une structure dans le fichier ne signifie pas qu'elle programme votre genre de spectacle, qu'elle soit adaptée à votre projet ou qu'un programmateur ait manifesté un intérêt. Chaque lieu doit être vérifié et qualifié.

Découvrir le fichier de lieux →

Une diffusion plus lisible et plus régulière

Le Kit Diffusion Autonome vous aide à installer une organisation que vous pouvez utiliser chaque semaine, sans multiplier les outils complexes.

Savoir quoi faire ensuite

Chaque prospect est associé à une prochaine action et à une date : rechercher une information, envoyer un message, appeler, transmettre une captation ou préparer un devis.

Concentrer votre temps sur les bons contacts

Le scoring et les critères de qualification vous aident à distinguer les structures prioritaires, les contacts à surveiller et les propositions hors cible.

Éviter les relances oubliées

L’historique et le calendrier permettent de retrouver rapidement les échanges déjà réalisés et les actions restant à effectuer.

Préparer des propositions cohérentes

Les calculateurs vous aident à prendre en compte vos coûts, les frais de tournée, les séries de représentations et les différents modes de contractualisation.

Travailler avec des documents prêts à adapter

Vous ne partez pas d’une page blanche pour créer votre CRM, vos emails, vos scripts, vos checklists ou vos supports de présentation.

Le kit aide à mettre en place un système de diffusion. Il ne garantit pas de réponse, de date de programmation ni de niveau de chiffre d’affaires.

Partir d'un point de départ concret

Lorsque vous n'avez pas encore constitué votre fichier, la base de lieux vous donne des structures à examiner avant de construire votre prospection.

Le kit est conçu pour vous si…

• vous dirigez ou représentez une compagnie théâtrale professionnelle ;

• vous ne disposez pas d’un diffuseur permanent ;

• vous devez assurer vous-même la prospection ;

• vous préparez la diffusion d’une nouvelle création ;

• vous avez participé au Festival Off ;

• vous possédez des contacts, mais pas encore de méthode de suivi ;

• vous souhaitez centraliser votre diffusion dans un CRM ;

• vous débutez et avez besoin d’un parcours guidé.

Ce kit est-il adapté à votre compagnie ?

Le kit ne correspond pas à votre besoin si…

• vous recherchez un diffuseur qui effectuera les démarches à votre place ;

• vous souhaitez acheter une base de programmateurs ;

• vous attendez une garantie de programmation ;

• vous recherchez un accompagnement individuel ;

• vous avez besoin d’une consultation juridique personnalisée ;

• vous souhaitez une formation principalement composée de vidéos.

Après le Festival d'Avignon, tous les contacts ne se valent pas

Un professionnel accrédité n’est pas automatiquement un professionnel intéressé par votre spectacle.

Pour organiser votre suivi, vous devez distinguer plusieurs situations :

• le professionnel est venu voir votre spectacle ;

• vous l’avez rencontré personnellement ;

• il a demandé un dossier ;

• il a demandé une captation ;

• il figure parmi d’autres contacts professionnels accessibles à votre structure ;

• ses coordonnées proviennent d’une autre source.

Le kit vous aide à sauvegarder, nettoyer, dédoublonner, qualifier et segmenter les contacts auxquels votre compagnie a légitimement accès.

Il présente également les précautions à prendre pour documenter la source des coordonnées, respecter les conditions d’utilisation applicables et enregistrer les demandes d’opposition.

Comment diffuser son spectacle

Préparez vos supports, identifiez les bons interlocuteurs et organisez vos prises de contact dans le temps.

Des ressources pour avancer sur chaque étape

Découvrez les principaux sujets à maîtriser avant de lancer ou de développer votre prospection.

Calculer son prix de cession

Identifiez le coût réel d’une représentation et préparez un prix tenant compte du plateau, des déplacements et des frais annexes.

Créer un CRM de diffusion

Centralisez les structures, les contacts, les statuts, les relances, les opportunités et les prochaines actions.

Un kit complet disponible en téléchargement

49 €

Paiement sécurisé

Le règlement est effectué en ligne par l’intermédiaire de Stripe.

Facture

Une facture est associée à votre achat selon les informations renseignées lors du paiement.

Téléchargement après paiement

Après validation du règlement, vous accédez à une page contenant le lien de téléchargement du kit et les premières instructions d’utilisation.

Produit numérique

Le kit comprend un guide et différents fichiers numériques. Aucun produit physique n’est expédié.

Questions fréquentes

À qui s’adresse le Kit Diffusion Autonome ?

Le kit s’adresse principalement aux compagnies théâtrales professionnelles qui ne disposent pas d’un diffuseur permanent et doivent organiser elles-mêmes leur prospection.

Le kit convient-il à une compagnie qui débute ?

Oui. Le guide suit les étapes dans leur ordre d’utilisation et propose un parcours essentiel. Les fonctions plus avancées peuvent être installées progressivement.

Faut-il avoir participé au Festival d'Avignon?

Non. Le kit peut être utilisé avec différentes sources de contacts professionnels. Une partie spécifique explique toutefois comment qualifier les contacts accessibles à une compagnie ayant participé au Festival Off Avignon.

Les fichiers sont-ils modifiables ?

Oui. Les six fichiers XLSX sont modifiables : cinq outils de travail et la base de lieux. Les outils destinés au suivi et aux calculs peuvent être importés dans votre propre Google Sheets. Le kit comprend également des documents Word modifiables, un modèle Canva et un fichier KML destiné à Google My Maps.

Le kit contient-il des vidéos ?

Non. Le produit repose sur un guide PDF, des modèles, des calculateurs, des checklists, des scripts et des fichiers modifiables.

Le kit fournit-il un fichier de programmateurs ?

Non. Le Kit contient une base de départ de lieux d'accueil à vérifier et qualifier. Il ne contient pas une base de programmateurs, de contacts qualifiés ni de prospects intéressés. Vous devez vérifier l'activité et la programmation de chaque lieu, puis identifier le bon interlocuteur et contrôler ses coordonnées professionnelles avant tout contact.

Le kit remplace-t-il les conseils d’un juriste ou d’un expert-comptable ?

Non. Les informations juridiques, fiscales et contractuelles sont pédagogiques. Elles doivent être vérifiées et adaptées à la situation réelle de votre structure et de chaque opération.

Le kit garantit-il des dates de programmation ?

Non. Le kit vous aide à organiser votre travail de diffusion et à réduire les erreurs de suivi. La décision de programmer un spectacle appartient toujours aux structures et aux professionnels contactés.

Installez votre système de diffusion

Centralisez vos contacts, préparez vos supports, planifiez vos relances et suivez vos opportunités avec une méthode et des outils conçus pour les compagnies théâtrales sans diffuseur.

Prix : 49 €

Produit numérique - téléchargement après paiement.

Paiement sécurisé par Stripe.
TVA non applicable, article 293 B du CGI.

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Le kit complet de diffusion pour compagnies théâtrales sans diffuseur.

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