CONSEILS POUR LES COMPAGNIES THÉÂTRALES
Diffuser son spectacle : les bases pour construire sa prospection
Diffuser son spectacle ne consiste pas simplement à envoyer un dossier de présentation à une liste de programmateurs.
Il faut identifier les lieux réellement compatibles, présenter le projet au bon interlocuteur, intervenir au bon moment et conserver un suivi clair de chaque échange.
Sans méthode, les informations se dispersent, les relances sont oubliées et beaucoup de temps est consacré à des structures qui ne correspondent pas au spectacle.
Cette page vous présente les bases à comprendre avant de commencer ou de reprendre votre prospection.
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Comment diffuser son spectacle ?
Pour diffuser un spectacle, une compagnie doit réunir quatre conditions :
une proposition artistique suffisamment claire ;
des supports professionnels prêts à être transmis ;
des lieux et des interlocuteurs réellement compatibles ;
un système permettant de suivre les échanges et les prochaines actions.
La diffusion commence donc avant le premier email.
Une compagnie qui ne connaît pas encore ses contraintes techniques, son coût minimum ou les périodes pendant lesquelles elle peut jouer risque de prospecter trop tôt.
À l’inverse, une compagnie parfaitement préparée peut perdre des opportunités si elle contacte les mauvais lieux ou ne sait plus quand relancer.
L’enjeu consiste à relier la préparation du spectacle, le ciblage, la prise de contact et le suivi.
La communication rend le spectacle visible
Elle permet de présenter l’univers du spectacle au public, aux médias, aux partenaires et aux professionnels.
Elle peut s’appuyer sur :
le site de la compagnie ;
les réseaux sociaux ;
les photographies ;
la bande-annonce ;
les articles de presse ;
les représentations publiques.
Une bonne visibilité facilite la découverte du spectacle. Elle ne remplace pas la prospection.
Communication, prospection et diffusion :
trois fonctions différentes
La prospection crée un échange professionnel
La prospection consiste à rechercher les structures susceptibles d’accueillir le spectacle et à présenter le projet aux personnes concernées par la programmation.
Elle suppose de répondre à plusieurs questions :
ce lieu programme-t-il ce type de spectacle ?
son public et sa jauge sont-ils compatibles ?
le spectacle peut-il être accueilli dans ses conditions techniques ?
la saison recherchée est-elle encore en préparation ?
la personne contactée intervient-elle réellement dans la décision ?
Ces trois activités se complètent, mais ne répondent pas au même objectif.
La diffusion organise le parcours jusqu’à la représentation
La diffusion englobe la prospection, mais aussi le suivi des demandes, les propositions financières, la négociation, la contractualisation et la préparation de l’accueil.
Elle ne s’arrête donc pas lorsqu’un programmateur répond.
Pourquoi un bon spectacle ne suffit-il pas ?
Un programmateur ne choisit pas seulement une proposition artistique.
Il doit également vérifier sa cohérence avec :
la ligne de programmation du lieu ;
le public accueilli ;
la salle et la jauge ;
le calendrier ;
les moyens techniques ;
le budget ;
les autres spectacles déjà prévus ;
les objectifs de la structure.
Un refus ou une absence de réponse ne constitue donc pas nécessairement un jugement sur la qualité du spectacle.
Le projet peut simplement arriver au mauvais moment, auprès de la mauvaise personne ou dans un lieu qui ne peut pas l’accueillir.
Cette réalité explique pourquoi une prospection très large mais peu ciblée produit souvent beaucoup de travail pour peu d’échanges utiles.
Les quatre bases d’une diffusion organisée
Une proposition immédiatement compréhensible
Un professionnel doit pouvoir comprendre rapidement :
la nature du spectacle ;
son public ;
son format ;
sa durée ;
son univers ;
ce qui pourrait justifier sa programmation.
Le pitch artistique et la présentation destinée à un programmateur n’ont pas exactement la même fonction.
Le premier raconte le projet. La seconde doit aussi permettre d’évaluer sa place possible dans une programmation.
Ces repères ne constituent pas une méthode complète, mais ils permettent d’identifier les principaux points à consolider.
Des supports disponibles au bon moment
Avant de contacter un lieu, vérifiez que vous pouvez transmettre rapidement les éléments demandés.
Selon l’avancement du spectacle, il peut notamment s’agir :
d’un dossier de présentation ;
d’une fiche technique ;
de photographies ;
d’une bande-annonce ;
d’une captation ;
d’une page consacrée au spectacle ;
d’informations sur les disponibilités.
Il n’est pas nécessaire de tout envoyer dès le premier message. En revanche, les supports annoncés doivent être prêts et les liens doivent fonctionner.
Un ciblage fondé sur des faits
Le nom ou la notoriété d’un lieu ne suffit pas à en faire un bon prospect.
Avant de le contacter, observez sa programmation récente et vérifiez au minimum trois points :
accueille-t-il réellement des spectacles proches du vôtre ?
son format paraît-il compatible avec votre proposition ?
travaillez-vous sur une saison qu’il est encore possible d’intégrer ?
Cette première vérification permet d’écarter rapidement certaines structures sans construire un système de scoring complet.
Une prochaine action clairement définie
Après chaque échange, vous devez savoir ce qui doit se passer ensuite.
Cela peut être :
envoyer un document demandé ;
proposer une captation ;
rappeler à une période convenue ;
préparer une estimation ;
transmettre des disponibilités ;
attendre l’ouverture d’une prochaine saison ;
clôturer le contact.
Un échange sans prochaine action risque de disparaître dans la boîte email.
Le Kit Diffusion Autonome présente la méthode complète permettant de centraliser ces informations et de suivre les relances sans multiplier les tableaux.
Commencez par examiner cinq lieux
À approfondir
Plusieurs éléments observables semblent compatibles avec le spectacle.
Avant de créer une longue liste de prospects, sélectionnez cinq structures que vous pensez compatibles avec votre spectacle.
Pour chacune, recherchez uniquement :
les spectacles accueillis récemment ;
la place du théâtre dans sa programmation ;
la jauge de la salle ;
le nom ou la fonction de l’interlocuteur ;
la saison actuellement préparée.
À la fin de cette recherche, classez chaque lieu dans l’une de ces trois catégories :
À vérifier
Certaines informations essentielles manquent ou restent incertaines.
À écarter pour le moment
La programmation, le format ou le calendrier ne correspondent manifestement pas.
Cet exercice simple permet de vérifier si votre prospection repose sur une sélection réelle ou principalement sur une accumulation de noms.
Le Kit Diffusion Autonome va plus loin avec une méthode de qualification, un système de scoring et un CRM déjà préparé.
Votre diffusion est-elle prête ?
Le spectacle
Pouvez-vous présenter clairement le spectacle en quelques phrases ?
Connaissez-vous sa durée, son public et ses contraintes principales ?
Savez-vous à quelles périodes l’équipe peut jouer ?
Répondez par oui ou non aux questions suivantes.
Les supports
Votre dossier de présentation est-il à jour ?
Vos liens vidéo ont-ils été testés récemment ?
Une personne extérieure comprend-elle rapidement votre proposition ?
Le suivi
Savez-vous quels contacts doivent être relancés cette semaine ?
Chaque échange important possède-t-il une prochaine action ?
Une autre personne autorisée pourrait-elle reprendre votre suivi sans tout reconstruire ?
Interprétation
Si plusieurs réponses sont négatives, il est probablement préférable de consolider votre système avant d’augmenter le nombre de contacts.
Ce diagnostic ne mesure pas la qualité artistique du spectacle et ne prédit pas la décision des programmateurs.
Exemple : deux façons de commencer une prospection
Première situation
Une compagnie réunit une longue liste d’adresses et envoie le même message à toutes les structures.
Certaines ne programment pas de théâtre. D’autres disposent d’un plateau incompatible. Plusieurs coordonnées sont anciennes et les réponses restent dispersées dans la messagerie.
La compagnie a beaucoup envoyé, mais elle ne sait pas précisément quels lieux méritent une relance.
Conclusion
Cet exemple fictif ne prouve pas qu’un faible volume est toujours préférable.
Il montre que le nombre de contacts ne constitue pas, à lui seul, un indicateur de qualité de la prospection.
Deuxième situation
La compagnie commence par un groupe plus limité de structures.
Elle vérifie leur programmation, leur format et la fonction du contact. Chaque réponse est enregistrée et conduit à une action précise.
Elle contacte moins de lieux au départ, mais elle comprend mieux les résultats obtenus et sait où concentrer la suite de son travail.
Cinq erreurs fréquentes à éviter
Envoyer le même message à tous les lieux
Une présentation générique ne montre pas pourquoi le spectacle pourrait correspondre à la programmation observée.
Contacter avant d’être prêt à répondre
Un professionnel intéressé peut demander rapidement un dossier, une vidéo, des disponibilités ou une estimation.
Confondre présence dans un fichier et intérêt
Une coordonnée professionnelle, une accréditation ou une inscription dans un annuaire ne prouve pas que la personne connaît le spectacle ou souhaite le programmer.
Relancer sans objectif précis
Une relance utile cherche à obtenir une information, une décision ou une prochaine étape. Elle ne consiste pas seulement à demander si le message a été lu.
Garder le suivi uniquement dans les emails
Une boîte de réception ne permet pas toujours de voir les priorités, les échéances et l’état général de la prospection.
Pouvez-vous utiliser toutes les coordonnées professionnelles trouvées ?
Non, pas automatiquement.
La prospection professionnelle doit rester liée aux fonctions du destinataire. La source des coordonnées doit être identifiable et leur utilisation doit être compatible avec le contexte dans lequel elles ont été obtenues.
La personne doit également pouvoir comprendre qui la contacte et s’opposer simplement aux sollicitations ultérieures.
Cela concerne notamment :
les coordonnées publiées sur le site d’un lieu ;
les annuaires professionnels ;
les contacts obtenus lors d’une rencontre ;
les fichiers transmis après un événement ;
les professionnels accrédités au Festival Off d'Avignon.
Le détail des contrôles à effectuer, des informations à conserver et de la gestion des oppositions fait partie de la méthode complète du Kit Diffusion Autonome.
Pour aller plus loin...
Qualifier les contacts professionnels du Festival Off Avignon
Passez des principes à un système prêt à utiliser
Il comprend notamment :
la méthode complète dans son ordre d’utilisation ;
un CRM au format .xlsx à importer dans votre propre Google Sheets ;
un CRM d’exemple entièrement fictif ;
une matrice de qualification et un scoring sur 20 points ;
un calendrier de diffusion sur 18 mois ;
un chapitre et un parcours spécial après le Festival Off ;
douze modèles d’emails ;
sept scripts téléphoniques ;
une matrice de douze objections ;
un calculateur de prix de cession ;
un simulateur de coréalisation ;
un modèle Word et un modèle Canva de dossier de présentation ;
un modèle complet de fiche technique ;
une trame pédagogique de contrat de cession ;
des méthodes de lecture des contrats ;
des checklists, tableaux de suivi et indicateurs.
Le kit aide à organiser et exécuter le travail de diffusion. Il ne garantit ni réponse, ni programmation, ni chiffre d’affaires.
Prix : 49 €
TVA non applicable, article 293 B du CGI.
Produit numérique à télécharger après paiement.
Le Kit Diffusion Autonome vous permet d’aller plus loin sans construire seul chaque outil.
Le produit a été conçu comme un système pratique, et non comme une simple compilation de conseils.
Approfondir un sujet précis
Organiser les contacts du Festival d'Avignon
Distinguez les professionnels venus au spectacle, rencontrés ou issus d’autres sources.
Calculer le prix de cession d’un spectacle
Identifiez les coûts à prendre en compte avant de préparer une proposition.
Comprendre la coréalisation
Découvrez pourquoi un pourcentage de partage ne suffit pas pour évaluer une proposition.
Créer un CRM de diffusion
Comprenez l’intérêt de centraliser les structures, les contacts, les échanges et les prochaines actions.
Questions fréquentes pour diffuser son spectacle
Quand faut-il commencer à diffuser un spectacle ?
La préparation peut commencer avant les premières représentations : clarification du projet, supports, recherche de lieux et compréhension des calendriers.
Une prospection importante devient plus pertinente lorsque les informations artistiques, techniques, calendaires et économiques sont suffisamment stables.
Faut-il contacter beaucoup de programmateurs ?
Il n’existe pas de nombre universel.
Le volume dépend du spectacle, du territoire, du temps disponible et du nombre de structures réellement compatibles. Une liste importante ne présente pas d’intérêt si elle ne peut pas être qualifiée et suivie.
Faut-il joindre le dossier au premier email ?
Pas nécessairement.
Un premier message peut présenter le spectacle et proposer l’envoi du dossier. Dans d’autres situations, notamment après une rencontre ou une demande explicite, sa transmission immédiate peut être pertinente.
Une bande-annonce suffit-elle ?
Elle permet de découvrir rapidement l’univers du spectacle, mais ne répond pas à toutes les questions artistiques, techniques ou économiques d’un programmateur.
Elle constitue un support parmi d’autres.
Comment savoir quand relancer ?
Le moment dépend du contexte : premier contact, rencontre, document demandé, saison préparée ou indication donnée par le professionnel.
La méthode complète doit distinguer ces situations plutôt que d’appliquer une cadence identique à tous les contacts.
Un tableur suffit-il pour suivre la diffusion ?
Oui, à condition qu’il soit correctement structuré et régulièrement tenu à jour.
La difficulté ne réside pas seulement dans le choix de l’outil, mais dans l’organisation des informations et des prochaines actions.
Le kit garantit-il des dates de programmation ?
Non.
Les décisions appartiennent aux lieux et dépendent de nombreux éléments artistiques, techniques, économiques et calendaires.
Le kit aide à mettre en place un système de travail plus clair et plus régulier.
Ressources professionnelles à consulter
Pour approfondir les principes généraux de la diffusion et vérifier les règles en vigueur, consultez en priorité :
Les informations juridiques, techniques et fiscales peuvent évoluer. Vérifiez toujours les sources officielles avant une décision engageante.
Ne laissez plus vos contacts et vos relances se disperser
Le Kit Diffusion Autonome réunit la méthode, le CRM, les modèles et les outils nécessaires pour construire votre propre système de diffusion.
Le kit ne garantit pas de programmation. Il vous aide à construire et utiliser un système de travail adapté à votre diffusion.
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